E-Rechnung und Fristen

Rechungsschreibung:
Ab 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (gewerbliche Kunden) nur noch elektronische Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen haben Zeit bis 1.1.2028. Ausgenommen sind auch Rechnungen / Belege über Kleinbeträge bis 250,- Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Rechnungsempfang:
Ab 1. Januar 2025 wird die Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen (z.B. E-MAIL Eingang) für alle Unternehmen zur Pflicht. Dabei hat der Empfänger die Verpflichtung diese Rechnungseingänge für 8 Jahre unveränderbar aufzubewahren.

Anmerkung: Es ist zwar sinnvoll, eingegangene E-Rechnungen auch elektronisch zu buchen, aber keineswegs eine Pflicht. Zudem müssen bis 2028 immer noch Eingangsrechnungen in Papierform sowie auch danach Kleinbetragsrechnungen unter 250,- € händisch gebucht werden.

Die Umstellung auf E-Rechnung ist für Softwarehersteller relativ einfach bei Unternehmen die netto Preise fakturieren und am Rechnungsende die Umsatzsteuer als Posten hinzurechnen. (Autowerkstätten, Großhändler usw.) Beim Fahrradhändler jedoch wird in der Regel mit Einzelpreisen inklusive Umsatzsteuer fakturiert. Die hier eingesetzten Systeme unterliegen zusätzlich meist den Kassengesetzen mit Aufzeichnungen gemäß DSFIN-vK und TSE. Dabei muss dann ab dem ersten "Tastendruck" = Aufruf des ersten Artikels, die Aufzeichnung nach den gesetzlichen Vorschriften erfolgen. Bei der Fakturierung von Preise inklusive Umsatzsteuer kommt es zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen, die vom Gesetzgeber bei der E-Rechung schlicht übersehen wurden.

Wir, VELODATA hat zwischenzeitlich selbst mit dem BMF korrespondiert und mit DFKA nebst AWV (ZUGFeRD) Kontakt aufgenommen. Wir möchten die Rechnungen so erstellen, das es am Kassenplatz unerheblich ist für welche Kundenart (Privat oder Gewerbe) ein Beleg erstellt wird. Wir gehen davon aus, das vor Ende 2026 hier entsprechende Änderungen oder Verordnungen kommen, so das wir unseren Kunden mehrfache Umstellungen ersparen können.

Die VELODATA wird daher an alle Kunden rechtzeitig vor Fristablauf per Update die Rechnungserstellung als E-Rechnung im ZUGFeRD als hybrides Datenformat (PDF-Dokument für Endkunden nebst XML-Anhang als E-Rechnung) ermöglichen.

E-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Version zu verwenden. Die orginäre X-Rechnung ist für den normalen Menschen nicht lesbar. Allerdings ist auch die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG erlaubt. Es gibt Werte mit der das Kassenpersonal schlicht überfordert ist, z.B die Leitweg-ID als verpflichtendes Feld Buyer Reference, die in der Regel von der Behörde Projektbezogen vergeben wird.

Anmerkung: Wir gehen davon aus, das es Tools geben wird, mit denen man nachträglich Werte wie die Leitweg-ID einer normalen E-Rechnung zufügen kann.

** Fußnote: vKASSE kann schon seit Jahren jederzeit von Einzelpreisen inklusive Umsatzsteuer auf Einzelpreisen plus Umsatzsteuer umgeschaltet werden. Test's haben ergeben, das es im Extrem in der Endsumme zu Differenzen von mehreren Euro kommen kann. Das ist bei der Fakturierung für den Laien kaum zu sehen. Zahlt der Kunde aber Bar oder EC könnte zwar eine falsch erstellte Endkundenrechnung per Korrekturrechnung aufgehoben werden, aber der gezahlte und per TSE signierte und gespeicherte Barbetrag ist auch falsch.