40 Jahre Softwarehersteller und zuverlässiger Partner des Handels

Fakt ist,
nach dem Gesetz dürfen ab dem 1.1.2020
Kassen oder Warenwirtschaften mit integrierter Kasse nur noch mit angeschlossener zertifizierter Sicherheitseinrichtung (TSE) betrieben werden.

Eilmeldung vom 25.9.2019: Laut A.Füracker, Staatsminister Bayern gab es einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene mit der sich die Finanzverwaltung auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 verständigt hat. Einzelheiten an welche Bedingungen dies geknüpft ist liegen seines des BMF noch nicht vor. Trotzdem ist Vorsicht geboten, denn die Finanzämter haben hier ganz andere schnellere Möglichkeiten, als z.B. die Aufsichtsbehörden bei Verstößen gegen die DSGVO.

Wir haben bei VELODATA die ersten TSE im Test und gehen daher davon aus, dass wir zum  Stichtag 1.1.2020 liefern können.

>>> Download: Merkblatt für Einzelhändler und Steuerberater sowie Garantieerklärung der VELODATA GmbH

Viele Experten nahmen noch zu Jahresbeginn an, dass der Vollzug vom 1.1.2020 nach hinten verschoben wird, da die TSE nicht rechtzeitig verfügbar seien. Da  in der Übergangsphase eine noch nicht abgeschlossene CC-Zertifizierung des Sicherheitsmoduls nach dem Schutzprofil PP-CSP durch ein positives Gutachten des BSI ersetzt werden kann, stehen nun den Kassenherstellern die Testmodule seit einiger Zeit zur Verfügung. Allerdings ist die Implementierung auch durch die DSFinV-K sehr komplex, teilweise unvollkommen beschrieben und setzt daher viel Wissen zum deutschen Steuerrecht voraus. Kassenhersteller, die sich noch nicht damit beschäftigt haben, werden Probleme bekommen. Durch das Meldeverfahren Ende Januar erhoffen sich die Finanzbehörden einen Überblick und eine Auslese der am Markt befindlichen Lösungen.      

Meiner Meinung nach will man seitens des BMF das Gesetz per 1.1.2020 durchdrücken.
Zurzeit Aug.2019 gibt es keine Übergangsregelung, wenn, kommt diese vermutlich erst in letzter Minute und mit kurzer Frist. Dazu dann unter Umständen an den Nachweis gebunden, das die TSE beim Hersteller bestellt und im Rückstand ist.  

Fakt ist nach bestem Wissen:
Ist eine Kasse vor dem 25.11.2010 angeschafft
>> Ist die Nachrüstung mit der Sicherheitseinrichtung ab dem 1.1.2020 zwingend erforderlich

Ist eine Kasse nach dem 25.11.2010 angeschafft (Übergangsfrist)
>> Ist die Nachrüstung der Sicherheitseinrichtung ab dem 1.1.2023 zwingend erforderlich
Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO (Übergangsfrist) sind leider PC-Kassen ausdrücklich ausgenommen. Aber was eine PC-Kasse ist, wurde nicht definiert. Handelt es sich nur um eine einfache selbst zu installierende Windows-Software oder sind auch komplexe Systeme betroffen?

Bei zahlreichen Kompakt-Kassen ist das ab 2020/2023 gesetzlich vorgeschriebene Kassenmodul nicht nachrüstbar. Diese sind dann in Zukunft nur noch Sperrmüll. Gleiches gilt für in die Warenwirtschaft integrierte Softwarekassen, falls der Softwarehersteller keine Update liefern kann oder will.

Siehe Artikel in Telecom Handel vom 27.5.2019, hier als PDF zum Download
Der Geschäftsführer der VELODATA GmbH ist zwar nicht, wie im Artikel von Telecom Handel geschrieben, der Vertreter des Fachhandels im Bundesministerium der Finanzen, aber der einzige Kassen- und Warenwirtschaftshersteller mit Zielgruppe Zweiradfachhandel, der bereits seit 2016 am Verfahren beteiligt und informiert ist.

In jedem Fall sollte bei einer Warenwirtschaft mit Kasse der Hersteller zu dem Thema befragt werden und oder schriftlich Stellunge nehmen.

In vielen Fällen sind Neubeschaffungen trotzdem erforderlich oder empfehlenswert, da vorhandene Kassenlösungen, so auch unser altes VLHS oder die alte vKASSE1, teilweise durch weitere Neuregelungen in 2017/2018 bereits die jetzigen Bestimmungen nicht mehr voll erfüllen und bei uns durch die aktuelle vKASSE4 abgelöst werden müssen.

Ob einzelne Finanzverwaltungen die ab 1.1.2020 bestehende Kassenmeldepflicht (amtlicher Meldebogen) dazu ausnutzen, Betriebe ohne digitale Sicherheitseinrichtung verstärkt zu prüfen, weiss man nicht.

Wichtig bei einer Neubeschaffung ist, dass der Warenwirtschafts- oder Kassenhersteller dem Kunden die Gewähr bietet, dass er den Anschluss des Sicherheitsmoduls zu überschaubaren Kosten auch vornimmt. Dazu müssen dann alle weiteren gesetzlichen Bestimmungen wie die zukünftige DSFinV-K erfüllt werden. Es kann sein, dass einige Hersteller den komplizierten deutschen Markt mit Kassen oder Kassensoftware nicht mehr dauerhaft beliefern werden.

Weitere Information zum Ablauf.

Die Zusicherung GoBD konform ist nur für die Warenwirtschaft ausreichend. Für Kassen oder in die Warenwirtschaft integrierte Kassen gelten bereits 2018/19 verschärfte Vorschriften, u.a. die KassenSichV vom 26.09.2017 oder der Anwendungserlass zu § 146b AO vom 29.5.2018.

Der Hintergrund ist, der Gesetzgeber hat sich für die Einführung einer nicht existenten Sicherheitseinrichtung entschieden, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu zertifizieren ist. An der ersten Ausschreibung des BSI hat kein Hersteller ein Interesse bekundet. An einer zweiten Ausschreibung haben sich nur wenige Firmen beteiligt. Wenn dann die Sicherheitseinrichtungen da ist, muss diese zunächst vom BSI geprüft werden und erst dann können die Kassenhersteller ihre Kasse, herkömmliche Registrierkasse oder Softwarelösung, endgültig anpassen. Die Durchführung wird daher vom Gesetzgeber vermutlich Ende 2019 auf weit nach 2020 verschoben. Eine interne Sprachregelung weist meines Wissens die betroffenen Finanzbeamten an, offiziell beim avisierten Stichtag 1.1.2020 zu bleiben.

Es gibt nach wie vor keine Kassenpflicht, jedoch steht im Gesetz:
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung ....
Theoretisch ist das mit Block und Bleistift möglich, jedoch braucht man dazu praktisch eine Kasse.

Möglich ist, das per Warenwirtschaft eine Rechnung oder ein Beleg erstellt wird und dieser dann per separater zugelassener Kasse bar kassiert wird. Praktibel? Ja beim Handwerker, bei dem von 100 Rechnungen nur eine in bar abgewickelt wird. Aber nicht im Bargeld intensiven Einzelhandel. 

 

  • Mit Anwendererlass GZ IV A 4 - S 0316/13/10005 :054 vom 29.5.2018 zu § 146b AO wird der Kassensturz (Soll-Ist-Abgleich) im Rahmen der Kassennachschau ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form.

  • Fazit für unsere Entwicklung, bei vKASSE 4 ist das Kassenjournal (Kassenbericht) nebst aktuellem Kassenbestand zu jeder Zeit abrufbar, so dass ein Kassensturz zu jedem Zeitpunkt erfolgen kann.
  • vKASSE 4 erfüllt neben der GoBD die KassenSichV vom 26.09.2017

  • vKASSE4-Anwender finden in unserem Supportbereich sowohl die Herstellerdokumentation für die BP sowie einen anpassbaren Vorschlag zur vorgeschriebenen Anwenderdokumentation zum Download.

  • Ab 2020/2022 nach Lieferbarkeit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung werden wir diese bei vKASSE4 implementieren.
    Im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wird für jede elektronische Kasse, also auch, wenn diese in die Warenwirtschaft integriert ist, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zwingend vorgeschrieben. Es gelten Übergangsfristen bis 2020/2022.Die genauen Spezifikationen sollen laut Gesetz vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) erstellt werden. Erst dann können sich Hersteller für diese Zusatzeinheit finden. Und erst, wenn die Zusatzeinheit vorhanden ist, kann diese vom Kassenhersteller integriert werden.

  • VELODATA war bei der mündlichen Anhörung am 27. März 2018 zur Umsetzung der Kassensicherungsverordnung beim BMF in Berlin mit Vertretern des BSI persönlich dabei. Fazit: Wir und auch andere anwesende Hersteller (SAP, Nixdorf-Diebold, Sharp, Casio, etc.) haben bereits im Ministerium erklärt, der Termin ist unhaltbar und utopisch.

  • Unser Versprechen:
    Wir sind neben wenigen großen Herstellern wie Casio Europe GmbH, Sharp Business Systems Deutschland GmbH, Diebold Nixdorf AG, der Vectron Systems AG, Epson Deutschland GmbH oder der deutschsprachigen SAP Anwendergruppe e. V. direkt bei den Anhörungen des Finanzministerums in Berlin bereits seit 2016 mit dabei. Nicht mit Werbesprüchen sondern mit mehr Wissen und frühzeitige Vorbereitung werden wir unseren Kunden die Integration der zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung frühestmöglich garantieren. Genau so sind wir uns der Verantwortung für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben soweit irgend möglich bewußt.
  • Die Vorschriften ändern sich ständig.  
  • Unter diesem Link finden Sie einige unserer Aktivitäten zum Thema „Kassengesetze“.  Wir wissen mehr und "bleiben für Sie am Ball".

  • Wer eine elektronische (elektrisch) Kasse, egal welche einsetzt, der muss sicher sein, das diese den aktuellen Vorschriften entspricht, ansonsten drohen Steuernachzahlungen auch wenn ansonsten alles in Ordnung ist.
  • Eine neu anzuschaffende Kasse sollte für zukünftige Vorschriften z.B. für 2020 per Update anpassbar sein.
  • Ein Warenwirtschaftssystem mit dem Abschluss als "Bar" ersetzt keine Kasse. Besser ist eine schriftliche Zusicherung, dass eine den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Kasse integriert ist.  (§ 146a Abs. 4 AO Meldepflicht der Kasse an das Finanzamt ab 2020).
  • Es gibt leider keine Sicherheit, dass ein Hersteller die Einhaltung der deutschen Gesetze wirklich sicherstellt. Es gibt keine Zertifizierung, die für die Finanzverwaltung bindend ist. Bei Nachzahlung durch eine Prüfung ist leider immer allein der Steuerpflichtige betroffen.
  • Die VELODATA GmbH ist seit 1979 am Markt und bietet Ihnen Sicherheit duch die ständige Überwachung der Änderungen der Vorschriften des Gesetzgebers.
  • Für Kassen ist das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften nach wie vor relevant und keinesfalls durch die GoBD abgelöst.
  • Die GoBD aus 2014 definiert zahlreiche Anforderungen in der Buchhaltung und ist auch bei Kassen und Warenwirtschaftssystemen zu beachten.
    Wichtig: Das Finanzamt kann seitdem vollen Zugriff auf gespeicherte Daten verlangen. Alle Daten müssen für 10 Jahre unverdichtet und unveränderbar gespeichert werden. Diese Vorschrift bedeutete dann per 1.1.2016 für zahlreiche Kassen und PC-Kassen das endgültige Aus.
  • Am 29.12.2016 trat das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Damit wird in einigen Fällen per 2020/2022 wieder eine neue Kasse oder zumindest eine Aufrüstung erforderlich.
  • Am 26.9.2017 wurde die KassenSichV verabschiedet, dies führte dann zu Änderungen der AO mit weiteren notwendigen Änderungen bei allen Kassen und Kassensystemen.
  • So ist §146b AO Kassennachschau bereits per 1.1.2018 in Kraft. Durch Amtsträger der Finanzbehörde kann ohne vorherige Ankündigung direkt im Laden die Kasse kontrolliert werden. Ob ein Kassensturz verlangt wird, weiss man nicht. Dies erfodert ein genaueres Verhalten bei der Kassenführung als bisher vielfach üblich und teilweise toleriert wurde.
  • §146a Abs. 1 AO  zertifizierte Sicherheitseinrichtung für jede neue Kasse * 
  • §146a Abs. 2 AO Belegausgabepflicht **  
  • §146a Abs, 4 AO Meldepflicht für Registrierkassen
  • Es gibt keine amtliche GoBD-Zertifizierung, Siehe Seite 37 Pkt. 12.  Allerdings arbeiten wir in Zusammenarbeit mit der Audicon GmbH für vKasse 4.0 an geprüften Schnittstellen für die IDEA-Software der Finanzverwaltung.
  • Die Einhaltung der GoBD ist ein betriebliches Gesamtkonzept, zu dem die Buchhaltung, die digitale Belegablage, die Datensicherung und auch die Kasse sowie gegebenenfalls die Warenwirtschaft gehört.
  • Unsere Kunden erhalten im Supportbereich einige Textbausteine als Vorschlag für die von der GoBD zwingend vorgeschriebene innerbetriebliche Dokumentation.
  • Die einfache Frage, ist die Kassensoftware GoBD-konform, ist daher unzureichend.  Dazu kommen dann noch Urteile, z.B. wird vom Finanzgericht Münster am 29.03.2017 in einem Urteil (Az. 7 K 3675/13 E,G,U) zur Kassenführung u.a. ausgeführt, dass ein auf Microsoft Access basierendes System manipulationsanfällig ist und damit den Vorschriften nicht entspricht.

Download der Gesetze und Vorschriften:
>> Download als PDF  Text des BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften IV A4-S 0316/08/10004-07 -(2010/0946087)
>>  Download als PDF Text der GoBD 11_2014 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
>>  Download als PDF  Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (Kassengesetz)
>>  Download als PDF 
Text der KassenSichV
>> Download als PDF Anwendererlass GZ IV A 4 - S 0316/13/10005 :054 vom 29.5.2018

Für VELODATA-Kunden und Interessenten:

  • VLHS mit Softwarestand ab 5.81 entspricht weitgehend der GoBD. Die weiteren Änderungen haben Übergangsfristen. Im Einzelfall ist der Steuerberater zu fragen.
  • vKASSE 4.0 entspricht nach bestem Wissen den GoBD-Vorschriften und wird ständig an die sich ändernde Gesetzgebung angepaßt.
  • >> Hier, Download als PDF Erklärung der VELODATA bezüglich GoBD / RKS-V konforme VELODATA Kassenmodule
    Geben Sie diese Erklärung Ihrem Steuerberater oder heften Sie diese zu Ihren Unterlagen.
  • Die Vorschriften der GoBD bezüglich Datensicherung und Dokumentation müssen betriebsintern zusätzlich beachtet und erfüllt werden.
  • Da die Anschaffung von vKasse 4.0 nach 2016 erfolgte, kann vKASSE 4.0 voraussichtlich bis 31.12.2022 ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung genutzt werden.
    VLHS und vKASSE 1 sind voraussichtlich 2020 auszutauschen.
  • Wir werden für vKASSE 4.0  eine Schnittstelle zur gesetzlich geforderten zertifizierten Sicherheitseinrichtung anbieten, sobald diese verfügbar ist.
  • Wir setzen uns nach wie vor für eine frei verfügbare zusätzliche Zertifizierung der INSIKA-Lösung ein. INSIKA wird aber leider im Gesetz nicht genannt und ist zurzeit weder zertifiziert noch zulässig.  Die INSIKA-Lösung wäre für kleine Betriebe wesentlich einfacher und kostengünstiger, als ein teures zusätzliches Sicherheitsmodul auf Hardwarebasis.

Bei steuerlichen Fragen können und dürfen in Deutschland nur Steuerberater verbindliche Auskünfte geben.
Bitte beachten Sie daher, dass die in unseren Information enthaltenen Angaben lediglich eine persönliche Meinung von Dieter Koll repräsentieren und die Konsultation eines Steuerberaters bzw. des zuständigen Finanzamtes nicht ersetzen.

Dieter Koll ist Senior-Geschäftsführer der VELODATA GmbH und beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit den Themen GDPdU/GoBD, Kassenführung sowie der diesbezüglichen Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung. Er hat an Seminaren der DATEV sowie AUDICON (offizieller Lieferant der Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Betriebsprüfung IDEA) teilgenommen. Er war für die VELODATA GmbH neben Fachverbänden wie der Bundessteuerberaterkammer und wenigen großen Softwareherstellern wie Wincor Nixdorf beim BMF in der 18. Legislaturperiode auf Grundlage von § 47 Absatz 3 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) am Gesetzgebungsvorhaben „Gesetz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ KassenG in 2016/17 beteiligt. Wichtiger Ansprechpartner und Berater ist auch Dr. Norbert Zisky, der bis 2008 in der Bund/Länder-Arbeitsgruppe Registrierkassen tätig war und dann federführend im INSIKA Projekt des ADM tätig wurde.