Neben der GoBD, kamen im Laufe kurzer Zeit immer mehr und geänderte Kassengesetze. Schlagworte: KassenSichV, AO, TSE (Technische-Sicherheits-Einrichtung) DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme). Immer mehr Regeln. Programmierer verstehen zwar die technischen Formalien der DSFinV-K dafür dann die steuerlichen Grundlagen nicht, Steuerfachleute tun sich schwer mit den technischen Regeln.

Die tägliche Grundaufzeichnungen der Erlöse und Ausgaben erfolgt in der Regel per Kasse beim Händler selbst und wegen der Kosten ohne die laufende Prüfung durch die Steuerberatung. Leider gilt auch hier die Regel, Unwissenheit schützt nicht vor Folgen und Strafen.
Werden die Vorschriften bei der Kasse nicht eingehalten, kann die Finanzverwaltung die Ergebnisse der Buchhaltung verwerfen.
Verantwortlich ist immer, der Steuerpflichtige selbst. Selbst bei unbewussten Fehlern durch Dritte also auch durch den Kassenhersteller können in der Folge hohe Steuernachzahlungen an das Finanzamt entstehen.

• Wir als VELODATA geben uns alle Mühe zur Sicherheit unsere Kunden den rechtlichen Rahmen einzuhalten.
  Trotzdem, gemäß dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) und aus versicherungstechnischen Gründen dürfen wir nicht in steuerlichen Fragen beraten. Daher sind alle Hinweise nur Anregungen, mit Ihrer Steuerberatung zu besprechen und nicht verbindlich. Eine Haftung seitens der VELODATA GmbH ist daher ausgeschlossen.

Viele wichtige Infos finden Sie hier:  Link zu den offiziellen FAQ des BMF
Alternativ suchen Sie im Netz mit den Stichworten: "BMF Kassengesetze"

Einzige Ausnahme ist die offene Ladenkasse.
Das heißt alles per Hand - Kassenbon/Rechnung - laufende Aufzeichnungen handschriftlich ohne Hilfe des PC. Heute im Facheinzelhandel kaum noch denk- und machbar.
Und hat eine Warenwirtschaft eine Barkassenfunktion ist es nach Ansicht von Fachleuten egal ob diese genutzt wird oder nicht, die Kassengesetze (DSFinV-K, TSE usw.) sind dann zu erfülllen

Folgend unsererseits einige verkürzte Hinweise die jeder Betrieb mit Bareinnahmen kennen sollte, um Fehlentscheidungen zu vermeiden.

• TSE  Die gesetzliche Notwendigkeit der technischen Sicherheitseinrichtung ist zwischenzeitlich allseits bekannt. Kassen oder Software mit Kassenfunktion, die im Inland verkauft werden, müssen die Möglichkeit des Anschlusses einer TSE bieten. Nur in dem Punkt ist auch der im Inland tätige Lieferant/Hersteller in der gesetzlichen Pflicht. Der Steuerpflichtige selbst ist dann verpflichtet die TSE auch wirklich gesetzeskonform anzuschließen und in Betrieb zu nehmen. Die TSE speichert einige Vorgänge, muss aber vor allem die von der Kasse erzeugten gemäß DSFinV-K gespeicherten Daten fälschungssicher digital signieren. Auf dem Kassenbon selbst wird nur eine Art von Stempel (QR-Code oder Text) zur oberflächlichen schnellen Prüfung gedruckt.
  
  
• DSFinV-K  Die gesetzlich vorgeschriebene durch die TSE abgesicherte detaillierte Datenspeicherung gemäß digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme muss erfolgen. Diese gespeicherten Daten können von der Finanzverwaltung jederzeit bei einen Kassennachschau oder auch nach mehreren Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung angefordert werden. Grundproblem, stimmt die Kassenführung als das der Buchhaltung vorgelagertes System nicht, dann kann die Steuerberatung bei der Buchführung ein noch so tollen Job machen, die Buchhaltung selbst ist dann nicht mehr beweiskräftig und kann vom Finanzamt verworfen werden. Beherrscht das Finanzamt die Prüfsoftware z.B. IDEA so können zum Beispiel in sekundenschnelle die monatlichen Kassenbestände der Buchhaltung mit der Kasse abgeglichen werden.
  
  
• E-Rechnung Diese erleichtert den Behörden die digitale Prüfung, hat aber im Prinzip nichts mir einer einfachen Kasse zu tun. Im Fachhandel werden jedoch sinnvoller Weise meist die Rechungen mit einer Warenwirtschaft nebst Kassenfunktion erstellt. Mit Übergangsfristen bis 2026/2027 wird die E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Solange der Verkauf ausschließlich Privatkunden betrifft erst mal kein Thema. Es wird jedoch kaum eine Werkstatt oder Händler geben, der ein Verkauf an gewerbliche Kunden ausschließen kann. VELODATA wird im Laufe des Jahres 2025 daher die E-Rechnung auch in vKASSE integrieren.

• Sonstiges  Zahlreiche weitere Pflichten sind teilweise gesetzlich geregelt oder fallen auch unter die Rubrik ordentliche Kassenführung.  In unserm Supportbereich bei velodata.de geben wir weitere Informationen zu Themen wie Kasse prüfen und zählen, Behandlung von Kassendifferenzen, Datenausgabe für die Kassennachschau, Vorschläge zur Anwenderdokumentation usw.

Online oder Offline für TSE oder gar DSFinV-K ?
VELODATA hat sich für ein InHause-Lösung von DSFinV-K und TSE entschieden. Die Speicherpflichten gemäß DSFinV-K betreffen jeden einzelnen Artikel vom ersten Zugriff bis zum Abschluss. Es gibt im Fahrradhandel zahlreiche Vorgänge (gebrauchte Artikel, durchlaufende Posten, Teilzahlungen bei Verkaufsbelegen usw.) die bei normalen Kassen nicht vorkommen. Einige Dienstleister können und wollen nur Standard. Wir konnten bisher keinen externen Anbieter finden, der alle speziellen Fragen voll ständig beantworten konnte oder wollte.

• Bei VELODATA hat der Kunde und seine Steuerberatung bei Problemen mit der DSFinV-K einen Ansprechpartner und wird nicht an fremde Anbieter verwiesen.
• Kostengünstig, bei VELODATA kaufen Sie die TSE (Stand 8/2024) für einmalig 250,- € zuzügl. USt. und nach etwa 48 bis 60 Monaten kaufen Sie wegen Ablauf der Zertifizierung eine neue TSE
  Die Kosten liegen also deutlich unter 6,- € im Monat.
• Die DSFinV-K Daten für Kassennachschau, Betriebsprüfung oder Steuerberatung können Sie jederzeit per Mausklick kostenfrei selbst erzeugen und weiter geben.

Die Kosten für eine Online-TSE können die Kosten der eigentlichen Warenwirtschafts- oder Kassensoftwarelösung überschreiten. Bei allen uns bisher bekannten Cloud-Lösungen muss vom Kunden ein separater Vertrag direkt mit einem Dienstleister abgeschlossen werden. Die anfallenden Kosten werden dann vom Dienstleister im Kleingedruckten bestimmt. Bei einigen Angeboten wird dabei zwischen Signatur per TSE und der Datenspeicherung gemäß DSFinV-K (teilweise POS-Archiv genannt) unterschieden.

Steuerberaterinnen und Steuerberater setzen oft das Wissen zur Kassenführung bei Mandaten voraus. Es gibt auch für VELODATA keine rechtliche Pflicht zur Information aber wir fühlen uns gegenüber unseren Kunden moralisch zur Aufklärung verpflichtet

Langjährige Praxiserfahrung:
Bereits Anfang 2016 als der Referentenentwurf zum Kassengesetz bekannt wurde, sah Dieter Koll (VELODATA) aus langjähriger Erfahrung in Buchhaltung bis zur Bilanzierung und zahlreichen Betriebsprüfungen als selbständiger Einzelhändler sofort die Problematik für Kunden und Programmierung. Über Kontakte zu Politikern konnte er sich direkt in Berlin im Bundesfinanzministerium zu Hintergründen und Planung informieren. Das Engagement mit zahlreichen Reisen nach Berlin und das Fachwissen mündete dann in der offiziellen Beteiligung der VELODATA GmbH beim Bundesministerium der Finanzen in Berlin am laufenden Verfahren zur jetzigen Kassengesetzgebung.

Einige extreme Kassenmanipulationen aus Bereich der Gastronomie dienten als Begründung der Verschärfungen. Leider kamen die meisten der Beteiligten beim Ministerium in Berlin aus Großbetrieben und aus den Verbänden mit wenig Verständnis für den kleinen Fachhändler. Die Kassengesetze wurden zu einem schwer zu durchschaubarem Dschungel. Inhaber geführten bargeldintensive Betriebe wurden zum generellen Verdachtsfall erklärt. Während dem Steuerpflichtigen wenig Zeit zur Umsetzung eingeräumt wurde, sind seit 2017 kannte Vorschriften z.B. Meldepflicht der Kasse seitens der Finanzverwaltung für einfachere Prüfungen voraussichtlich erst ab Januar 2025 per Elster halbwegs umgesetzt. Auch beim DFKA (Deutscher Fachverband für Kassen & Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V). ist die VELODATA GmbH seit Jahren aktiv. Daraus resultiert nicht zuletzt auch aus Tischgesprächen bei den Fachtagungen mit den Betriebsprüfern der Bundesländer viel Hintergrund- und Fachwissen,das wir zum Nutzen unserer Kunden anwenden.

• vKASSE von VELODATA ersetzt bei richtiger Anwendung zur Sicherheit auch den zeitaufwendigen manuellen aber oft fehleranfälligen Kassenbericht.
• Die unangekündigten Kassennachschau unter Umständen in Verbindung mit dem Kassensturz, ist in einigen Bundesländern oder OFD bereits gängige Praxis, anderswo noch nicht praktiziert.
• Deutsche Behörden sind zwar oft langsam dafür aber gründlich. Wir empfehlen verlasse sich Niemand auf Erfahrungen bei Prüfungen in der Vergangenheit. Man muss damit Rechnen das die bestehenden Möglichkeiten Abgleich der Buchhalting mit den Daten der DSFinV-K in Zukunft plötzlich genutzt werden.