40 Jahre Softwarehersteller und zuverlässiger Partner des Handels

 

  • Seit dem 1.1.2020 müssen elektronische Systeme mit Kassenfunktion und Kassen, also auch die meisten im Zweiradhandel üblichen Warenwirtschaftssysteme, mit einer durch das BSI zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und einer digitalen Schnittstelle gemäß DSFinV-K ausgerüstet sein.

  • Nahezu alle Übergangsfristen sind endgültig zum 1.4.2021 ausgelaufen. Daher muss nach diesem Datum auf alle Barbelege ein prüffähiger „Stempel“ der TSE aufgedruckt sein. Daran erkennt das Finanzamt auf einen Blick auch nach Jahren eventuelle Verstöße gegen die Vorschrift.

    BonTSE
  • Nur im Einzelfall (zwingende persönliche oder betriebliche Gründe) kann ein Antrag auf eine Ausnahme durch Steuerberaterin / Steuerberater nach § 148 AO beim zuständigen örtlichen Finanzamt gestellt werden. Haben Sie noch keine TSE im Einsatz, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin / Ihrem Steuerberater, ob und wie ein Antrag auf eine Ausnahme beim zuständigen Finanzamt erforderlich ist.

  • Einzige Ausnahme, bei nicht aufrüstbaren und nicht auf PC basierenden Kassensystemen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, gilt eine längere Frist bis 31.12.2022. *2)

  • Wichtig, und weitere Ausnahme: Diese Vorschriften gelten nur bei Nutzung elektronischer Systeme, also Kasse oder Warenwirtschaft mit Barverkaufsfunktion. Stellt ein Kleinstbetrieb ausschließlich handschriftliche Belege aus und verwaltet nachvollziehbar seine Einnahmen handschriftlich auf Papier, ist das nach wie vor erlaubt.

Bei herkömmlichen Kassen ist neben TSE und DSFinV-K auf die Eignung (Textspeicher) zu achten, denn laut KassenSichV müssen die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der Leistung auf dem Beleg genannt werden. Ein für eine Eisdiele geeignetes Kassensystem ist also für den Fahrradhandel mit Werkstatt kaum darstellbar.

  • Verbindliche Auskünfte dürfen nur Ihre persönlichen Steuerberaterin / Steuerberater geben.  Nur Ihre Berater kennen Ihre steuerlichen Hintergründe und auch die Vorgehensweise der örtlichen Finanzämter.  Als Systemanbieter sind wir zur Beratungen nicht berechtigt und auch nicht für Fehler der Kunden bei der Kassenführung haftbar.

  •  Bitten Sie Ihren persönlichen Steuerberaterin / Steuerberater um eine kurze schriftliche Auskunft. Dann können Sie auch bei einem Personalwechsel diese Auskunft nach Jahren noch sicher nachweisen. In solchen Fällen haftet bei Fehlern die Versicherung der Berater.

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat im März 2021 eine sinnvolle ausführliche Information zum Komplex Kasse und TSE veröffentlicht. *1)  Hier klicken als PDF zum Download.

Anmerkungen:
*1) Die Steuerbehörden der Bundesländer haben (genau wie bei der Coronapandemiee) nicht immer gleiche Anforderungen. Fragen Sie daher immer Ihre Steuerberatung. Zu der in der PDF angesprochenen Verfahrensdokumentation finden unsere Kunden im Support Textbausteine zur Absprache mit der Steuerberatung als Anregungen.
*2) Alte VELODATA Systeme laufen nicht unter PC üblicher Software, sondern unter Linux/Unix. Ob diese daher unter nicht auf PC basierenden Kassensystemen Frist 2022 fallen, kann man diskutieren.

 

vKASSE4 mit TSE gibt Ihren sofort Sicherheit gegenüber der Finanzverwaltung 

  • Die vorgeschriebene TSE und die DSFinV-K ist seitens VELODATA seit langem integriert und sofort lieferbar.
  • vKASSE 4 als reines Kassensystem ohne Warenwirtschaft erstellt Belegtexte nach Vorschrift.
    Einfach EAN scannen, dazu AW-Texte und praxisgerechte WG-Texte.
  • vKASSE 4 mit intergrierter Warenwirtschaft erfüllt alle Bedingungen an Kassensysteme. Damit dokumentieren Sie bei Kassennachschau und Prüfung mittels Signatur auf den ersten Blick, Ihr Betrieb erfüllt die gesetzlichen Vorschriften.
  • Mehr noch mit dem wahlweise einschaltbaren QR-Code kann die seit Januar 2018 mögliche Kassennachschau in wenigen Minuten von den Prüferinnen/Prüfern beendet werden.

                                                         Rechts unten auf dem Kassenbon die seit 1.1.2020 vorgeschriebene Signatur der TSE als Text.

  • Auch ohne den Nachweis einer Steuerhinterziehung kann eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro
    bei einer nicht zugelassenen Kassenlösung angeordnet werden.
  • Steuerprüfungen erfolgen in der Praxis oft erst nach 3-5 Jahren, erst dann besteht Rechtssicherheit.
    Wenn dann dazu die Buchhaltung wegen Mängel in der Kassenführung verworfen wird,
    können die Folgen noch sehr viel teurer werden.
  • Verantwortlich für die Kassenführung ist die Geschäftsleitung (Inhaber/in), die Steuerberatung nur bei ausdrücklichem Auftrag und schon gar nicht die Buchhaltung.

Warum sind viele Halb- und Unwahrheiten zum Thema KassenSichV im Umlauf?

Einige Software- und Kassenhersteller waren über die notwendigen umfangreichen Änderungen in der Kasse nicht informiert und vollständig unvorbereitet. Ein Anbieter schrieb noch 2019 von Gerüchten und Unsicherheitspotential. Oft wurde sich Mitte 2020 noch immer auf nicht lieferbare TSE oder Nichtbeanstandungsfristen berufen. Ob das für den Einzelfall dann wirklich stimmt, kann nur der Steuerberater des Anwenders mit viel Aufwand rechtssicher klären.
Tatsache ist, bereits im Dezember 2016 wurde das Kassengesetz unter dem Namen "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" verabschiedet. Danach dann Änderungen in der AO und zahlreiche Erlasse. Alles offiziell in BStBl und BGBl veröffentlicht. Für Software- und Kassenhersteller wurden dazu die TR techn.Richtlinien des BSI veröffentlicht. Umfangreiche Vorschriften, die viel steuerliches Sachwissen gekoppelt mit IT-Technik erfordern.
Die ersten TSE als Entwicklerversionen waren im Juli/August 2019 erhältlich. Bereits im September 2019 zur Eurobike zeigte VELODATA eine lauffähige Implementierung mit vKASSE4. Lokale TSE gibt es von mehreren Herstellern und sind in Stückzahlen lieferbar. Die ersten BSI-Freigaben datieren auf den 20.12.2019.

  • Keine vKASSE4 mit Cloud-TSE!
    Die von der Deutsche Fiskal mit D-TRUST, einem Unternehmen der Bundesdruckerei–Gruppe, entwickelte Cloud Lösung wurde bereits im September 2020 vom BSI zertifiziert und ist verfügbar. Damit sind Cloud-Lösungen im Prinzip verfügbar. Allerdings sind die innerbetriebliche Anforderungen durch das BSI (Stichworte: SMAERS, CSP, sichere Umgebung) aus unsere Sicht nur in große Filialketten und kaum im normalen Fahrradhandel sicher umsetzbar. Daher gibt es seitens VELODATA in absehbarer Zukunft keine Cloud-Lösung.

Mit VELODATA Vorsprung und Sicherheit durch Information, Schulung und Fachwissen
Anfang 2016 wurde der Referentenentwurf zum Kassengesetz veröffentlicht. Daraufhin versuchte Dieter Koll (damals GF der VELODATA GmbH) über Kontakte zu örtlichen Land- und Bundestagsabgeortnete zur Problematik der Kassengesetze ins Gespräch zu kommen. Erfolgreich, denn es kam zu weiteren Dialogen mit Dr. Meister MdB, damals parlamentarischer Staatssekretär und Vertreter von Bundesfinanzinister Schäuble.

Dieses Engagement mündete dann in der offiziellen Beteiligung beim Bundesministerium der Finanzen in Berlin am laufenden Verfahren der Gesetzgebung. Die Teilnahme und die Flüge nach Berlin zum Ministerium und auch zu den Fachtagungen des DFKA wurden von der VELODATA GmbH aus Verantwortung gegenüber den Kunden finanziert und getragen. Daraus resultiert viel Hintergrundwissen, das wir zum Nutzen unserer Kunden anwenden.

Einige wichtige Ausschnitte aus den zahlreichen Vorschriften u.a.
Anwendungserlass zu § 146a AO GZ IV A 4 - S 0316-a/18/10001 DOK 2019/0511938

  • 1.2 elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen Die in § 1 Satz 1 KassenSichV genannten „elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen“ sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion“ haben. Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können.
  • 2.2.1 In Art. 97 § 30 EGAO werden die Anwendungszeitpunkte der Regelungen des § 146a AO bestimmt. § 146a AO gilt erstmals für Kalenderjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen.
  • 2.2.2 Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.
  • 4.2 Darüber hinaus müssen alle mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem aufgezeichneten Daten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Die für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AOi. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV erforderlichen Daten sowie Formate werden in den „Digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung für elektronische Aufzeichnungssysteme“ (DSFinV-K) definiert. Diese werden über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) veröffentlicht
  • 11.1 Es ist verboten, Soft- oder Hardware zu bewerben oder in Verkehr zu bringen, die die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen. Bewerben ist jede schriftliche oder mündliche Äußerung, die dazu dient, jemanden zum Einsatz von Soft- oder Hardware zu bewegen. Unter In-Verkehr-Bringen ist jede Handlung zu verstehen, durch die Soft- oder Hardware aus der Verfügungsgewalt einer Person in die Verfügungsgewalt einer anderen Person gelangt.
  • 11.3 Die Ahndung einer Verletzung nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO kann als Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 Satz 1 AO erfolgen.
  • 11.4 Wird festgestellt, dass die nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO bestehenden Verpflichtungen nicht erfüllt sind, soll die für Straf- und Bußgeldsachen zuständige Stelle unterrichtet werden.

Anmerk: 1.2 Warenwirtschaftssyteme im Einzelhandel sind meist betroffen. 11.3 Strafrahmen für jeden Einzelfall bis 25.000,- € für Hersteller- und Anwender. Solange keine zeitnahe Anzeige erfolgt, ist dem Hersteller wenig nachzuweisen. Beim Anwender ist der Nachweis auch noch nach Jahren bei einer BP einfach möglich.

Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) Vom 26. September 2017

  • § 6 Anforderungen an den Beleg
    Ein Beleg muss mindestens enthalten:
    1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
    2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6,
    3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
    4. die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2,
    5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
    6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls. Die Angaben auf einem Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein.

Anmerk: Belegdatum, Lieferdatum, Steuerausweis werden i.R. wegen anderer Vorschriften klar ausgedruckt. Einige Details von Pkt. 2 4 und 6 sind im „Stempel der TSE“ enthalten, das sollte nach unserer Auffassung reichen. Spannend dagegen Pkt.3 als Art ist der Text „Fahrradartikel“ vermutlich unzureichend. Schlauch, Reifen oder gar Bereifung dürfte vermutlich ausreichen. Bei vielen Verordnungen hilft nur logisch interpretiernn, doch letzlich entscheiden im Streitfall manchmal erst die Gerichte.